Comunica

Los 6 elementos de un evento corporativo que funciona

evento corporativo
Los 6 elementos de un evento corporativo que funciona

En Comunica alternativas mk organizamos eventos para acercar los mensajes de nuestros clientes a su público, ya sean trabajadores o clientes. Cuidamos los detalles para que, sin necesidad de un gran presupuesto, se cumplan los objetivos de partida de la manera más satisfactoria posible para todos los implicados. Según nuestra experiencia, un evento corporativo exitoso cumple con 6 elementos clave:

  • Objetivos o qué se quiere conseguir con el evento. Para asegurarnos de comprender bien las necesidades del cliente, creamos un equipo de trabajo para que todos los departamentos nos expliquen lo que les gustaría lograr. De esta manera, el evento se configura a medida y no con formatos estándar de actividad. Por ejemplo, un evento de team building puede ser una buena opción para motivar a un equipo de ventas pero no tanto para solucionar una situación interna de descontento donde algo más informativo sería más apropiado.
  • Contenido o qué forma hay que darle al mensaje. El formato del evento es clave para lograr los objetivos y tampoco aquí nos conformamos con seguir opciones estándar, por eso elegimos el conductor adecuado para reforzar el mensaje. En los años que llevamos organizando eventos, en Comunica hemos jugado con todo tipo de formatos: charlas con un montaje audiovisual para transmitir una parte del mensaje y matizarlo en directo, formatos tipo late night con entrevistas, performances con teatralización para hacer participar al target, jornadas de trabajo con actividades simultáneas…
  • Envoltorio o cuál será la parte externa del evento. Es necesario pensar en lo que el asistente ve, desde que llega hasta que se va: el espacio donde se celebra el evento, la decoración, los elementos de ambientación, el catering si es que lo hay…  ponerse en su situación es una forma de asegurar que el evento también cumplirá sus expectativas.
  • Detalles o cómo conectar con los asistentes. Las pequeñas cosas marcan la diferencia y consiguen a veces más impacto que el evento en general. A nosotros nos gusta buscar esos detalles que harán que al terminar se siga hablando de lo que pasó. Por ejemplo, en el último evento que hemos organizado para Cruz Roja, la música era un pilar fundamental y logramos que tocase un grupo formado por los propios trabajadores. Logramos una conexión con los asistentes que no hubiésemos conseguido si hubiese sido un grupo externo.
  • Guión o mejor evitar la improvisación. No hay margen para el error si se quiere triunfar con un evento corporativo. La logística no puede fallar y la sincronía tiene que ser perfecta porque en el directo no hay marcha atrás. Para que no haya sorpresas, en Comunica alternativas mk utilizamos un guión que recoge todo lo que ocurrirá. Además, hacemos reuniones de trabajo internas para reproducir cómo será el evento y detectar puntos de mejora antes de que se celebre.
  • Aprendizajes o qué valoración hacer del evento. Al terminar el evento, como en cualquier otra campaña, preparamos un informe para el cliente que nos sirve también a nosotros para detectar puntos fuertes y mejoras que aplicar a futuros eventos. Analizamos los resultados cuantitativos considerando los objetivos iniciales y recogemos las opiniones de los implicados, es decir, tanto de los asistentes y del cliente como de nuestro propio equipo, siempre con espíritu crítico.

Así es cómo trabajamos nosotros para lograr un evento corporativo que resulta ameno para los asistentes y que cumple con los objetivos de la empresa. Cuando ambos factores ocurren, es cuando podemos decir que el evento funciona.

Compartir